学校説明会の集客を出願につなげるために、A-QUAは申込、出席、個別相談、出願を分けて把握し、止まっている段階から案内を整える方法を提案します。申込数に加え、参加後の行動まで確認する設計です。

まず、次の導線を点検します。

  1. 申込時に、志望状況と知りたいことを把握する
  2. 開催前に、参加判断に必要な情報を届ける
  3. 当日は、全体説明から個別相談へ接続する
  4. 参加後は、検討状況に応じて案内を分ける
  5. 志願者単位で出席後の行動を計測する

この記事では、大学、専門学校、留学・海外進学関連の教育事業者を想定し、以下の手順を実務に落とします。参加前の案内方法や学生本人・保護者への情報の分け方は、説明会で実証済みの効果ではなく、A-QUAが提案する運営設計として示します。

説明会の申込数だけでは、募集上の課題を判断できない

申込数が増えても、欠席が多ければ当日の接点は増えません。出席者が増えても、個別相談や出願に進まなければ、説明会後の判断材料が足りていない可能性があります。

まず、数字を次のように分けます。

段階数える対象確認したいこと
申込説明会へ申し込んだ志願者告知や申込ページから行動されたか
出席実際に参加した志願者参加前の不安や予定変更に対応できたか
個別相談実際に相談を実施した志願者個別の疑問を確認する場へ進んだか
出願出願を完了した志願者検討に必要な条件と手順が伝わったか

保護者が同伴しても、申込者を2人とは数えません。志願者ごとに自動採番した一意IDを持たせ、同伴者数や同伴者との関係は別の属性として記録します。重複申込も、メールアドレスだけに頼らず同じ志願者IDへ統合できる運用にします。

手順1｜説明会の役割を1つ決める

説明会のページを作る前に、「参加者に次に何をしてほしいか」を決めます。

候補は、個別相談の予約、体験授業への参加、出願要件の確認、出願開始のいずれかです。すべてを同じ強さで案内すると、運営側も参加者側も優先順位を決めにくくなります。

A-QUAでは、次のように説明会の役割を分けることを提案します。

参加者の状態説明会の主目的次に案内する行動
学校を知ったばかり選択肢に入る理由を伝える次回イベント・体験授業
複数校を比較中費用、進路、学習環境を比較できるようにする個別相談
出願を検討中要件、期限、必要書類を確認する出願準備または出願

同じ内容の説明会でも、集客広告、申込ページ、当日の締め方は目的に合わせて変わります。「説明会を開催すること」ではなく、「どの判断を前に進める場か」を先に定義してください。

手順2｜申込フォームで、参加後の分岐に必要な情報を取る

A-QUAの提案では、申込時に確認できる検討状況を、当日の案内と参加後の連絡に使います。取得済みの情報や相談内容で分岐できる場合は、フォームに重ねて入力させません。

A-QUAが提案する確認項目の例は次のとおりです。すべてを必須入力にせず、申込時の任意回答や当日のヒアリングに分け、自校に必要な情報へ絞ります。

  • 志望時期または入学希望時期
  • 現在の検討段階
  • 当日知りたいこと
  • 保護者などの同伴予定人数
  • 個別相談の希望

「当日知りたいこと」は、選択肢と自由記述を併用します。選択肢は、学費・奨学金、入試・出願条件、授業内容、卒業後の進路、留学先・渡航準備など、自校の問い合わせ実績に合わせてください。

項目を追加する目的は、参加者を細かく分類することではありません。当日の説明内容と、参加後に送る案内を選べるようにすることです。取得する個人情報の利用目的、保存範囲、閲覧権限は、自校の規程と適用される法令に沿って確認します。

手順3｜参加前は「日時の通知」ではなく「参加判断の材料」を送る

A-QUAの提案では、申込直後、開催数日前、前日の3回に役割を分けます。3回送れば出席率が上がると保証するものではなく、必要な情報を一度の長文へ詰め込まないための運用例です。

タイミング伝える内容主な目的
申込直後日時、会場・接続方法、変更・キャンセル方法申込内容の確認
開催数日前当日の流れ、登壇者、持ち物、質問受付参加価値の具体化
前日開始時刻、アクセス、緊急連絡先当日の迷いを減らす

学生本人と保護者では知りたい情報が異なる、という前提を事実として固定するのではなく、A-QUAの設計仮説として案内を分けて検証します。

例えば、学生本人向けには授業、学生生活、進路の具体像を先に置き、保護者向けには費用、支援体制、出願日程をまとめます。同じメール内で見出しを分けても構いません。申込時の回答やメール内の閲覧状況、当日の質問内容を確認し、自校の参加者に本当に差があるかを判断します。

手順4｜当日は「全体説明から個別相談へ移る条件」を決める

個別相談を最後に案内するだけでは、誰に声をかけるかが担当者任せになります。事前に接続条件を決めておきます。

次のいずれかに該当する参加者には、個別相談を案内するという運用が考えられます。

  • 出願時期が近い
  • 入学資格や語学要件の確認が必要
  • 学費や奨学金について個別条件がある
  • 保護者との確認事項が残っている
  • 複数のコースや進路で迷っている

当日は、申込フォームの回答を受付・相談担当者が確認できる状態にします。ただし、参加者の前で機微な情報を読み上げない、相談記録の閲覧者を限定するなど、取り扱いのルールも必要です。

全体説明の終了時に示す主な行動は、原則として1つに絞ります。個別相談を主目的にした回なら、予約ページへのQRコードと相談可能な時間帯を提示します。資料請求、別イベント、SNS、出願ページを同列に並べるより、まず何を選んでもらうかを決めるというのがA-QUAの提案です。実際に選択肢の数が行動へどう影響するかは、自校のデータで検証してください。

手順5｜参加後の連絡は、出席と検討状況で分ける

A-QUAの運用案では、送信時点の最新の出願状況を照合し、出願済みの人を最優先で別群へ移します。その後、未出願者だけを出席・相談実施の状況で分け、一つの志願者IDを同じ送信時点の複数群へ重複して入れません。出願状況が不明な人は確認待ちに分け、未出願者向けの一斉案内へ自動追加しない運用を提案します。

判定順と状態送る内容次の行動
1. 出願済み入学までの案内必要な手続きの完了
2. 未出願・出席・相談実施済み相談内容の確認、未解決事項、期限必要書類の確認・出願
3. 未出願・出席・相談未実施当日の要点、質問窓口個別相談予約
4. 未出願・欠席資料または次回日程次回説明会への申込

相談予約だけの人は「相談未実施」です。予約済みなら同じ予約を取り直す案内を送らず、既存の予約内容を確認する連絡へ切り替えます。

出席者への初回連絡では、当日の内容を繰り返すより、「次に判断するため不足している情報」を埋めます。

仮定例として、学費を選択していた参加者には費用項目と支援制度の確認先を、出願条件を選択していた参加者には必要書類と問い合わせ先を案内します。これはA-QUAの提案例であり、実際の送信内容、期限、制度名称は各校の最新情報に置き換える必要があります。

手順6｜出席後の行動を、比較可能な条件で測る

以下はA-QUAが提案する集計方法です。組織内ですでに定義がある場合は照合し、分母と観察期間を記録します。

申込、出席、相談予約、相談実施を分ける

集計の基本単位は、一つの募集期・一つの開催回に対する、一意の志願者IDとします。同じ回への重複申込、出欠登録、相談はそれぞれ一人として数え、保護者などの同伴者は含めません。同じ回に再入場した場合は、その回の最初の出席記録を観察の起点にします。他の開催回への出席時刻を起点にしません。自動採番したIDを受付や相談記録へ引き継ぎ、本人にIDを考えて入力してもらう設計は避けます。

申込は当該回に申し込んだ志願者、出席はその申込者のうち当該回へ実際に参加した志願者です。別の日の出席を当該回へ混ぜません。複数回に参加した人がいる場合、開催回別の人数を足した値は募集期全体の実人数とは異なります。募集期全体を報告するときは、IDで改めて重複を除きます。

相談予約と相談実施も別に記録します。予約だけの人やキャンセルした人を、実施者に含めません。予約数は案内や相談枠の管理に使い、以下の率では実施を確認できた志願者だけを数えます。

率ごとに母集団を固定する

  • 出席率＝当該回に出席した志願者数 ÷ 当該回の申込志願者数
  • 出席後個別相談実施率＝下記の対象者のうち、当該回の出席時刻から30日以内に相談を実施した志願者数 ÷ 同じ対象者数
  • 出席後出願率＝下記の対象者のうち、当該回の出席時刻から30日以内に出願を完了した志願者数 ÷ 同じ対象者数

後ろ二つの率の対象者は、当該回の出席者のうち、出席時点で未出願と確認でき、30日間の観察を終えた志願者です。出席前に出願済みだった人は、分子・分母の双方から除外します。出願済みか不明な人は未出願と見なさず、確認待ちの人数を別記します。

30日は計測方法を具体化するための提案例です。採用する場合は、出願締切が当該回の出席時刻の30日後以降にあり、集計時点でその30日を経過した人だけを比較します。観察が終わっていない人を、相談なし・出願なしとして計算しません。締切まで30日ない開催回は同じ比較へ混ぜず、募集期や締切までの残日数をそろえた別集計にします。

相談実施には、当日の出席後に行った相談と、観察期間中に実施した相談を含めます。予約が説明会前でも、実施時刻がこの期間内なら実施者に含めます。出願についても、出席後かつ同じ観察期間内に完了したものだけを数えます。期間外の行動は履歴に残し、この率の分子には含めません。

相談と出願は、それぞれ出席後の行動として測る指標です。相談を経ずに出願する人もいるため、相談者数を出願率の分母へ無条件に置き換えません。これらの率は時系列上の観測値であり、説明会や個別相談が出願を増やした因果効果・増分を表すものではありません。

集計表には、開催回・募集期・申込志願者数・出席志願者数に加え、次の項目を残します。

記録する項目用途
未出願・30日観察済み・締切条件を満たす対象者数相談実施率と出願率の共通の分母
期間内の相談実施者数・出願完了者数各率の分子。どちらも一意IDで集計
出願済み・出願状態未確認の人数比較対象から除いた理由の確認
観察未了・締切条件を満たさない人数未完了を0として扱っていないかの確認
観察の起点・終了日・出願締切開催回の比較条件をそろえる

数字を見た後の判断表

観察された状態先に確認すること改善候補
申込が少ない対象者、告知面、ページ閲覧から申込まで訴求と対象の見直し
申込はあるが欠席が多い開催日時、案内到達、アクセス、キャンセル理由参加前案内と日程設計
出席はあるが相談が少ない相談対象、案内の位置、予約方法当日の接続条件と予約導線
相談はあるが出願が少ない未解決の質問、要件、期限、必要書類相談記録と出願案内
回ごとの差が大きい募集期、締切までの日数、対象コース条件をそろえた再集計

一度に複数箇所を変えると、どの変更が数字へ影響したか分かりません。開催回ごとに変更点を記録し、まず1つの仮説を検証します。

公的調査を、説明会の効果と混同しない

留学分野の背景資料として、JASSOは、日本の大学等に在籍し、2024年度中に教育・研究目的で海外の大学等への留学を開始したことを在籍大学等が把握した日本人学生を91,054人と公表しています。日本人の海外留学全体や留学エージェント市場を網羅した人数ではありません。集計の対象と方法はJASSOの調査結果公表ページで確認できます。

また、JASSOの令和7年度「海外留学経験者の追跡調査」は、20〜40代のインターネット登録モニターから選定した、過去15年以内の海外留学経験者1,097件を対象とするインターネット調査です。情報収集、費用、留学後の状況などを扱います。海外留学経験者全体を無作為に抽出した調査とは区別して読みます。

これらは留学経験や市場の背景を理解する一次資料ですが、学校説明会のリマインドや個別相談が出願を増やすと実証した調査ではありません。本記事の運営手順の効果根拠として読み替えないでください。

開催前に確認するチェックリスト

  • 説明会後に案内する主な行動を1つ決めたか
  • 申込、出席、相談、出願の定義を文書化したか
  • 志願者の一意IDと同伴者属性を分けたか
  • 重複申込を統合できるか
  • 申込時の質問を当日の担当者が確認できるか
  • 学生本人向け・保護者向けの情報分けを検証可能な仮説にしたか
  • 欠席者を含むフォローの分岐を用意したか
  • 出願済みの参加者を別に扱えるか
  • 観察期間を満たした成熟コホートだけで比較しているか
  • 出席後出願率を因果効果として表現していないか
  • 個人情報の利用目的と閲覧権限を確認したか

説明会への集客と、その後の判断をつなぐ

学校説明会の改善は、広告のクリック数や申込数だけでは判断できません。参加前に必要な情報が届いたか、当日に個別の疑問を拾えたか、参加後に次の行動が明確だったかを、志願者単位で追う必要があります。

A-QUAが公開している教育領域の支援範囲には、NIC International College in Japanのオンライン集客・計測整備・予算配分の判断支援、SchoolwithのLP・エントリーフォーム改善などがあります。一方、学校説明会の出席率や出願率を改善した実績として公表しているものではありません。

説明会の申込から個別相談までを一つの導線として見直したい場合は、A-QUAの留学・教育事業支援をご覧ください。現状の計測方法と募集フローを確認したうえで、どの段階から直すかを整理します。