海外営業のアポイントを増やすために、まず送信数を増やす必要はありません。先に次の5つを決め、同じ企業IDで記録します。
- 顧客仮説：どの地域の、どの業界で、どの用途を担う、どの役割の人に会うのか
- 候補企業の選定：仮説に合う企業を判定条件で分け、接触する順番を決める
- 接触手段：個別連絡、紹介、公的機関の商談会、展示会から、候補ごとに選ぶ
- 依頼と追客：相手が商談に応じる理由を書き、返信がない場合の打ち切り日を先に決める
- 英語商談と記録：議題を事前に共有し、商談後にどの段階まで進んだかを記録する
この手順はA-QUAの提案です。実施すれば一定数のアポイントが取れる、という保証ではありません。一斉送信用のテンプレートを増やす前に、誰に、なぜ、何を話すために会うのかを決めてください。そうすれば、返信がなかったときに、候補選びと依頼内容のどちらを直すべきかを判断できます。
この記事で扱うのは、展示会以外の方法で、自社から最初に連絡してアポイントを取る工程です。展示会で受け取った名刺を、会期後に受注まで進める工程は扱いません。展示会は、手順3で接触手段の1つとして比較します。
手順1｜顧客仮説を1行で書く
アポイント依頼文を書く前に、会いたい相手を1行で言えるようにします。A-QUAでは、次の型を使うことを提案します。
【地域】の【業界】で【用途】を担う【役割】は、【課題】を解決するために【自社の提供価値】を検討する可能性がある。
仮定例：欧州の雑貨・インテリア業界で、新しいコラボレーション商品の企画を担うライセンス担当者は、商品ラインに独自性を加えるために、日本のデザインを使った協業を検討する可能性がある。
これは書き方を示すための仮定例です。特定の市場で需要を確認したという意味ではありません。仮説は1本に絞らず2〜3本並べ、仮説ごとに別の候補リストとして管理します。こうしておけば、どの仮説から返信や商談が生まれたかを後で比べられます。
| 仮説の要素 | 曖昧な書き方 | 判断に使える書き方 |
|---|---|---|
| 地域 | 海外、欧米 | 国・都市名、または自社で配送や対応ができる範囲 |
| 業界 | 小売、メーカー | 取扱商品や事業内容から判定できる業種 |
| 用途 | 自社製品を使ってほしい | 相手の業務のどこで使うか（仕入れ、企画、製造工程など） |
| 役割 | 決裁者 | 仕入れ、商品企画、ライセンス、事業開発などの職務 |
| 課題 | 売上を伸ばしたい | 相手の公開情報から読み取れる具体的な検討テーマ |
手順2｜候補企業を判定条件で4つに分ける
候補リストでは、件数よりも判定条件が書かれているかを重視します。A-QUAでは、次の4分類を提案します。
| 分類名 | 判定条件 | 次の行動 |
|---|---|---|
| 優先接触先 | 地域・業界・用途の3つが仮説と一致し、該当する役割の担当者または部門の窓口を特定できた | 個別の依頼文を作り、手順3の手段で接触する |
| 仮説検証先 | 地域・業界・用途のうち2つが一致し、残り1つは公開情報だけでは判断できない | 用途を確かめる質問を1つ入れて接触する。目的は商談より情報交換にする |
| 保留先 | 3つは一致するが、該当する役割の担当者も部門の窓口も見つからない | 紹介や公的機関の商談会など、別の経路を探す。一斉送信の対象にはしない |
| 対象外 | 地域・業界・用途のいずれかが自社の取引方針と合わない | 接触しない。除外した理由を記録する |
候補を登録した時点で企業IDを自動採番し、同じ企業の複数の担当者は同じIDにまとめます。部門ごとに意思決定が分かれ、別の用途として提案する場合だけ別IDにします。その条件は事前に決めておきます。
候補の情報源として、ジェトロの支援サービス一覧には「海外ミニ調査 ‐ 企業リストアップ」「e-Venue（国際ビジネスマッチングサイト）」「アフリカビジネスデスク（リストアップ・商談アポイントメント）」が掲載されています。料金・対象・提供範囲はサービスごとに異なるため、各サービスのページか窓口で確認してから使ってください。
手順3｜接触手段を候補ごとに選ぶ
全候補に同じ手段で連絡する必要はありません。A-QUAが提案する選び方は次のとおりです。
| 接触手段 | 向いている候補 | 選ぶ前に確かめること |
|---|---|---|
| 個別のメール・問い合わせフォーム | 優先接触先で、担当部門の窓口が公開されている | 送信先の国・地域の法令、相手企業が窓口として公開している範囲 |
| 紹介（現地パートナー・既存取引先など） | 保留先で、担当者に直接たどり着けない | 紹介者と相手との関係に負担をかけないか、紹介を頼む範囲 |
| 公的機関の商談会・マッチング | 地域や業界の候補をまだ十分に絞れていない | 開催分野、対象地域、参加条件、自社製品が対象に入るか |
| 展示会 | 実演や試食など、直接見せることで価値が伝わる商品 | 出展費用と、会期後に追客する体制 |
ジェトロの「展示会・商談会に参加したい」では、展示会・商談会の利点として、短期間に多くのバイヤーと接触できること、商品を直接PRできること、来場者の反応からテストマーケティングができることが挙げられています。同ページによると、ジェトロが国内で開催する商談会は参加費無料で、通訳はジェトロが手配します。いきなり海外へ出る前に、候補企業の反応を確かめる場として検討できます。
法令の確認：メールやメッセージによる営業の可否、同意や表示の要件は、国・地域によって異なる可能性があります。送信前に、送信先の国・地域の法令を社内の法務担当や専門家に確認してください。この記事は、特定の国で送信が認められることを示すものではありません。
手順4｜アポイント依頼文は「相手が会う理由」から書く
依頼文には、自社の紹介よりも先に、相手の業務とどうつながるかを書きます。A-QUAでは、次の4要素を短くまとめることを提案します。
- なぜこの会社・この担当者に連絡したのか（公開情報に基づく1文）
- 相手の用途に対して何を提供できるのか
- 商談で何を話すか（議題と所要時間）
- 応じやすい次の行動（候補日、または担当部門の紹介依頼）
A-QUAによる仮定例（英語の依頼文）
Subject: Japanese design for your seasonal collaboration line
Dear [Name],
I noticed that [Company] has launched artist collaborations in its home goods line. We represent [Japanese brand or artist], and [one verified fact about how the designs are used]. I would like to explore whether a collaboration could fit your upcoming plans.
Could we have a 30-minute call to (1) understand how you select collaboration partners and (2) share two design directions for your review?
If you are not the right person, I would be grateful if you could point me to the team in charge.
Best regards, [Your name]
これは書き方を示すための例で、実際に送った文面や効果を確認した文面ではありません。角かっこの部分は、自社で確認できた事実だけに差し替えてください。同じ文面を使い回すことも避けます。1文目の「なぜ連絡したか」が書けない候補は、手順2の「仮説検証先」か「保留先」に戻します。
手順5｜追客の回数と打ち切り日を先に決める
返信がない候補に送り続けても、記録が増えるだけで判断材料は増えません。A-QUAでは、次のように初回送信日を起点として追客の期限を決めることを提案します。
| タイミング（起点：初回送信日） | 行動 | 内容 |
|---|---|---|
| 0日目 | 初回送信 | 手順4の依頼文 |
| 7日目 | 追客1回目 | 議題を1つに絞り直し、短く再送する |
| 14日目 | 追客2回目 | 担当部門の紹介だけを依頼する |
| 21日目 | 打ち切り判定 | 返信がなければ、この接触経路での追客を終える。紹介など別の経路に切り替えるかを決める |
配信停止や「連絡不要」の返信があった場合は、期限の途中でもその時点で追客を終えます。打ち切った企業は台帳から消さず、終了日と理由を記録します。後で別の仮説や経路から接触するときに、過去の経緯を確かめるためです。日数は自社の商習慣に合わせて変えてかまいませんが、同じ候補リストの途中では変えないでください。
手順6｜英語商談は議題を事前に共有する
アポイントが取れたら、日程の確認と一緒に議題を送ります。A-QUAが提案する30分の議題例は次のとおりです。
| 時間の目安 | 議題 | 商談後に記録すること |
|---|---|---|
| 最初の5分 | 目的の確認、参加者の役割 | 相手の役割、意思決定への関わり方 |
| 次の10分 | 相手の現状と検討テーマを聞く | 用途、課題、検討時期 |
| 次の10分 | 自社の提案を、相手の用途に合わせて説明する | 関心を示した点、懸念点 |
| 最後の5分 | 次の行動を決める | 手順7の段階名（次回商談合意・資料送付依頼・見積もり提出・試作・検証開始）のうち、どれに到達したか。見積もり提出や試作・検証開始に向けて合意した内容と予定日も残す |
最後の5分で決めたことは、「前向き」のような印象ではなく、手順7で定義する段階名で記録します。どの段階にも到達しなかった場合も「到達なし」と記録します。英語での商談に不安がある場合は、事前に想定問答を作っておきます。技術的な質問には後日資料で回答すると伝えるなど、商談中に答えなくてよい範囲も決めておきます。
手順7｜段階と指標を1つの表で定義する
この記事では、全節で次の段階名と到達条件を使います。案件台帳には、現在の段階だけでなく、各段階に初めて到達した日を企業IDごとに残します。段階を上書きするだけでは、指標を後から再集計できないためです。
段階の定義（A-QUAの提案）
| 段階名 | 到達条件 | 記録する日付 |
|---|---|---|
| 候補登録 | 手順2の判定条件で分類し、企業IDを採番した | 候補登録日 |
| 初回接触 | 自社からその企業へ最初の個別連絡を送った（その企業に過去の接触歴がない） | 初回接触日 |
| 返信 | 担当者から内容のある返信があった。自動応答と配信停止の依頼は含めない | 初回返信日 |
| 商談実施 | オンラインまたは対面で商談を行った | 初回商談実施日 |
| 次回商談合意 | 2回目の商談の日時または候補期間と議題に、双方が合意した | 次回商談合意日 |
| 資料送付依頼 | 相手から、特定の資料を送ってほしいと依頼された | 資料送付依頼日 |
| 見積もり提出 | 自社から相手へ見積もりを送った | 見積もり提出日 |
| 試作・検証開始 | 試作品の提供またはサンプルによる検証を、双方合意のうえで開始した | 試作・検証開始日 |
商談後の4段階（次回商談合意・資料送付依頼・見積もり提出・試作・検証開始）は、それぞれ性質の異なる状態です。「次段階に進んだ企業」としてまとめず、別々の指標として数えます。
指標の定義
指標は、2つのコホート（同じ条件で区切った企業の集団）に分けて数えます。
- 接触コホート：初回接触日が対象月（例：2027年1月1日〜1月31日）に含まれる企業を、重複しない企業IDで数えた集団です。対象月より前に接触したことがある企業は含めません。この企業ID数を「接触企業数」と呼びます。
- 商談コホート：初回商談実施日が対象月に含まれる企業を、重複しない企業IDで数えた集団です。初回接触がどの月だったかは問いません。
商談コホートは、接触コホートの一部ではありません。たとえば2026年12月に初めて接触し、2027年2月に初回商談を実施した企業は、2027年1月の接触コホートには入りませんが、2027年2月の商談コホートには入ります。2つのコホートは別々に区切り、入れ子として扱わないでください。
| 指標 | 分子 | 分母 | 観測期間 |
|---|---|---|---|
| 返信率 | 分母の企業のうち、初回接触日から45日以内に返信した企業ID数 | 接触コホートのうち、初回接触日から45日が経過した企業ID数 | 各社の初回接触日から45日 |
| 商談実施率 | 分母の企業のうち、初回接触日から45日以内に初回商談を実施した企業ID数 | 返信率と同じ（接触コホートのうち45日が経過した企業） | 各社の初回接触日から45日 |
| 次回商談合意率 | 分母の企業のうち、初回商談実施日から30日以内に次回商談に合意した企業ID数 | 商談コホートのうち、初回商談実施日から30日が経過した企業ID数 | 各社の初回商談実施日から30日 |
| 資料送付依頼率 | 分母の企業のうち、初回商談実施日から30日以内に資料送付を依頼した企業ID数 | 次回商談合意率と同じ | 各社の初回商談実施日から30日 |
| 見積もり提出率 | 分母の企業のうち、初回商談実施日から30日以内に見積もりを提出した企業ID数 | 次回商談合意率と同じ | 各社の初回商談実施日から30日 |
| 試作・検証開始率 | 分母の企業のうち、初回商談実施日から30日以内に試作・検証を開始した企業ID数 | 次回商談合意率と同じ | 各社の初回商談実施日から30日 |
45日と30日は、A-QUAが例として示す観測期間です。自社の商談周期に合わせて変えてかまいませんが、集計を始める前に決め、同じコホートの途中では変えません。観測期間を過ぎてから到達した企業は、その指標の分子に含めません。到達日は台帳に残っているので、より長い期間で見直したいときは、別の観測期間を定義して再集計します。
観測期間がまだ終わっていない企業は、分子と分母の両方から除きます。除いた企業の途中経過は、確定値とは別に「暫定」として報告します。
仮定例：同じ企業群を同じ観測期間で数える
以下は、A-QUAが計算方法を示すために作った仮定例で、実績値ではありません。
接触コホート：2027年1月に初めて接触した30社を、各社の初回接触日から45日間追跡します。集計日には、30社すべての観測期間が終わっているとします。
- 返信率は、この30社のうち初回接触日から45日以内に返信した5社を、観測期間を終えた同じ30社で割った値で、5÷30＝約16.7%です。
- 商談実施率は、同じ30社のうち初回接触日から45日以内に初回商談を実施した3社を、同じ30社で割った値で、3÷30＝10%です。
5社と3社は、どちらも同じ30社の中から、同じ45日の観測期間で数えた値です。2026年12月以前に接触した企業から1月中に返信が来ても、この30社の分子には含めません。
商談コホート：上の3社の初回商談実施日が、すべて2027年2月だったとします。さらにこの仮定例では、2026年12月以前に初めて接触した企業を含め、ほかに2027年2月に初回商談を実施した企業はなかったとします。したがって、2027年2月の商談コホートはこの3社だけです。もしほかに2月に初回商談を実施した企業があれば、その企業も同じ条件で分子と分母に加えます。
このうち次回商談に合意したのは1社です。集計日の時点で、3社のうち2社は初回商談実施日から30日が経過しており、残る1社は20日しか経過していません。
- 合意した1社が、30日を経過した2社に含まれる場合：次回商談合意率は、2027年2月の商談コホートのうち初回商談実施日から30日以内に合意した1社を、同じコホートで観測期間を終えた2社で割った値で、1÷2＝50%です。
- 合意した1社が、観測期間中の1社である場合：30日を経過した2社のうち合意した企業は0社なので、次回商談合意率は0÷2＝0%です。合意した1社は暫定として別に報告し、その企業の30日が経過した時点で、3社を分母にして再集計します。
どちらの場合も、観測期間中の1社は分子と分母の両方から除きます。分子にだけ含めて1÷2とすることはしません。
数字を見た後の判断表
指標が低いときに、どこから見直すかの目安です。これはA-QUAが提案する確認の順番で、原因を特定するものではありません。対象企業が少ないうちは、1社の結果で率が大きく動く点にも注意してください。
| 観察した状態 | 先に確かめること | 見直す工程 |
|---|---|---|
| 返信率が低く、配信停止の依頼も多い | 候補が手順2の判定条件を満たしているか | 手順1・2（仮説と候補の分類） |
| 返信はあるが、担当外という回答が多い | 接触した相手の役割が仮説と合っているか | 手順2・3（役割の特定と接触経路） |
| 返信はあるが、商談実施に進まない | 依頼文に、相手が会う理由と議題が書かれているか | 手順4（依頼文） |
| 商談は実施できたが、次回商談合意率も資料送付依頼率も低い | 用途と課題を聞けたか、最後の5分で次の行動を提案したか | 手順6（議題） |
| 資料送付依頼はあるが、見積もり提出に進まない | 相手が比べている条件（数量・仕様・時期）を記録できているか | 手順6・7（記録項目） |
A-QUAの公開事例：Yuji KATOの海外展開プロデュース
A-QUAは、アーティストYuji KATOの海外展開をプロデュースしています。A-QUAの海外展開支援ページで公開している担当領域は、海外展開の構想、英語商談、飛び込み営業、展示会出展、現地パートナーとの協業です。英語でのアポイント取得、現地への飛び込み営業、展示会への出展を通じて、実際に会って作品の世界観を伝え、コラボレーションの話を具体化しています。パリとニューヨークの現地パートナーと継続して連携し、さまざまな業界とのコラボレーションが進行中です。
公開ページには、Yuji KATO作品の累計販売実績6億円が掲載されています。これは事業者から提供された作品の累計販売実績で、A-QUAの海外展開支援だけによる売上ではありません。また、パリとニューヨークの拠点は現地パートナーの拠点です。
この事例は、アート・デザインを他業界との協業につなげる1つの案件での取り組みです。アポイント数や商談化率は公開していないため、この記事でも示しません。業種や取引形態が変われば、適した接触経路や商談の進め方も変わります。この1件の事例から、海外営業全般に同じ方法が通用すると判断しないでください。
開始前の確認項目
仮説と候補
- 顧客仮説を、地域・業界・用途・役割・課題の5要素で書けているか
- 候補を「優先接触先」「仮説検証先」「保留先」「対象外」の判定条件で分けたか
- 同じ企業の複数の担当者を、1つの企業IDにまとめているか
接触と追客
- 送信先の国・地域の法令を、社内の法務担当や専門家と確かめたか
- 依頼文の1文目に、その企業に連絡した理由を書けているか
- 初回送信日を起点とした追客日と打ち切り日を、台帳に入れたか
- 配信停止の依頼があった企業を、その時点で追客対象から外す運用になっているか
商談と記録
- 議題と所要時間を、日程確認と一緒に送ったか
- 商談の最後に到達した段階を、手順7の段階名で記録しているか
- 各段階に初めて到達した日を、企業IDごとに残しているか
- 指標を接触コホートと商談コホートに分け、固定した観測期間で数えているか
- 商談コホートには、対象月より前に初回接触した企業も含めているか
- 観測期間が終わっていない企業を、分子と分母の両方から除いているか
まとめ｜アポイントは「誰に、なぜ会うか」から逆算する
海外営業のアポイントは、送信数を増やすだけでは増えません。顧客仮説、候補企業の判定条件、接触手段、依頼文、追客の期限、商談の議題、企業単位の記録を一続きで設計すると、どの工程で止まっているかを同じ基準で判断できます。
A-QUAは、メンバーの9割がバイリンガルのチームです。パリ・ニューヨーク・バンコクの現地パートナー拠点と連携し、市場と提案先の絞り込み、英語でのアポイント取得、商談、その後の協業までを支援しています。候補企業の選び方や英語商談の進め方を整理したい場合は、海外展開支援のページで支援内容をご覧ください。